Een vraag die we meermaals krijgen: is een elektronische factuur een geldige factuur?

De digitale trein is al lang vertrokken en meer en meer bedrijfsprocessen worden zo efficiënt mogelijk – lees via digitale weg – voltrokken. Zo ook het opstellen en verzenden van elektronische facturen. Een elektronische factuur is een factuur die elektronisch wordt verstuurd, voornamelijk per e-mail en niet (noodzakelijk) meer op papier wordt gesteld. Een papieren factuur die gescand wordt en via mail verstuurd, wordt ook nog als een elektronische factuur beschouwd.

 

Elektronische facturen zijn kostenbesparend en efficiënt.

 

Is mijn elektronische factuur geldig?

Uw elektronische factuur is perfect geldig. Zij moet wel dezelfde gegevens bevatten als op een papieren factuur: de datum, uw btw-nummer, de geleverde goederen of diensten, enz. Voorkeur dient wel om de factuur niet enkel in WORD op te stellen en door te sturen, maar in een bestand dat niet kan gewijzigd worden, bv PDF. De integriteit van de factuur moet namelijk kunnen gewaarborgd worden.

 

De klant moet akkoord zijn

Er is slechts 1 hinderpaal. De klant moet akkoord zijn met de elektronische factuur en kan in principe steeds een papieren versie eisen. Dat akkoord hoeft niet expliciet te zijn. Een klant die een factuur elektronisch ontvangt en geen bezwaar maakt, aanvaardt impliciet het elektronisch karakter van de factuur.

Om discussies te vermijden kunt u in uw algemene voorwaarden een clausule opnemen die aangeeft dat er een vergoeding verschuldigd is voor een papieren factuur. U kunt die vergoeding daarin meteen ook begroten.

Share This